De tien meest voorkomende fouten in de salarisadministratie op een rij, die je onnodig veel geld (kunnen gaan) kosten. Wees alert op deze fouten!

De vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) overschrijden en 80% eindheffing betalen hoeft helemaal niet altijd nadelig te zijn.

In de praktijk merken wij dat er bij onze klanten angst heerst om de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) te overschrijden en om, als gevolg daarvan, eindheffing te moeten betalen. 80% belasting, dat is natuurlijk enorm veel! Of is het in sommige gevallen helemaal niet zo erg om 80% eindheffing te moeten betalen?

Hoe zit het met de WKR?

Eerst even een stukje over de WKR. In 2024 mag je 1,92% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% van de loonsom boven € 400.00, ‘vrij vergoeden’. Tussen aanhalingstekens omdat er uiteraard wel wat spelregels zijn. Dit percentage van de loonsom noemen we de vrije ruimte. Overschrijd je die vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over die overschrijding. Dus ga je er € 1.000 overheen, dan betaal je hierover € 800 eindheffing. Dat klinkt natuurlijk als een enorm bedrag. Er zijn echter gevallen waarbij je juist duurder uit bent als je de vrije ruimte niet overschrijdt. Daarover vertellen we je graag meer met een voorbeeld.

Voorbeeld bonus uitkeren

Stel: je hebt een werknemer in dienst met een jaarloon van € 40.000. Een redelijk gemiddeld bedrag. Je bent blij met je werknemer na een jaar hard werken en je wilt daarom graag een bonus uitkeren van € 1.000. Wat zijn dan je mogelijkheden?

In WKR onderbrengen

De bonus kun je onderbrengen in de WKR; de Belastingdienst doet niet moeilijk over een bonus lager dan € 2.400. Dus € 1.000 bruto is € 1.000 netto voor de werknemer. Maar ja, de vrije ruimte is niet groot genoeg dus de eindheffing van 80%, € 800 in dit geval, ligt op de loer. Kosten in totaal: € 1.800 voor een bonus van € 1.000 netto.

Bruteren

Een andere mogelijkheid is natuurlijk bruteren, je wilt je werknemer namelijk niet opzadelen met extra kosten. Bij een jaarloon van € 40.000 is het percentage bijzonder tarief 50,11%. Dus gebruteerd kost de bonus de werkgever al € 2.004,41. We zijn er alleen nog niet; het maximum premieloon is in 2024 € 71.628, dus deze werknemer ‘zit nog volop in de werknemersverzekeringen’.

In het gunstige geval dat je een kleine werkgever bent én de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft, komt hier nog zo’n 17,11% aan premies werknemersverzekeringen en Zvw bij. Hierbij is uitgegaan van een gemiddelde Whk-premie van 1,22%. Let op: bij een grote werkgever en/of een werknemer met een contract voor bepaalde tijd, zijn de werkgeverslasten nog een stuk hoger.

Er komt nog € 342,95 aan premies bovenop de kosten voor de werkgever, wat het totaal aan kosten op € 2.347,36 brengt.

Nu gaat er dus geen € 800 maar € 1.347,36 naar de Belastingdienst, ofwel 134,7%! De werknemer houdt in dit voorbeeld nog steeds € 1.000 netto over aan de bonus.

Bruto uitbetalen

Laten we het op een andere manier bekijken want bruteren gaat wel weer erg ver, dat was misschien niet helemaal de bedoeling. Nee, je wilt simpelweg een bonus van € 1.000 aan je werknemer geven. Je wilt de vrije ruimte niet overschrijden en bruteren is te duur, dus we gaan de bonus gewoon bruto uitkeren. De werkgeverslasten zijn 17,11%, dus de bonus kost je nu (als werkgever) € 1171,10. De werknemer betaalt 50,11% loonheffing bijzonder tarief dus er blijft € 498,90 netto over. € 1.171,10 werkgeverskosten om de medewerker € 498,90 netto te kunnen geven.

Vrije ruimte overschrijden

Nu zegt je slimme werknemer: “als je nou eens uitrekent wat die bonus kost inclusief werkgeverslasten, je haalt de eventueel te betalen eindheffing eraf en de rest betaal je me netto uit”. “Maar dat kan toch nooit voordeliger zijn?”, horen we je denken.

Is dat zo? Laten we het even uitrekenen: we hebben € 1.171,10 te spenderen. Als hierin 80% eindheffing zit, blijft er € 650,61 over om netto uit te betalen aan de werknemer. Dus je werknemer houdt ruim € 150 netto meer over bij gelijkblijvende kosten. En aangezien lang niet alle bedrijven de volledige WKR-ruimte benutten, hoef je misschien niet eens (het volledige bedrag aan) eindheffing te betalen over de bonus. Blije werkgever en blije werknemer!

Natuurlijk gaan we hier voorbij aan het feit dat het sv-loon van de werknemer, en hiermee eventuele uitkeringen, lager worden. Maar soms is dat juist gunstig. Want dit kan er ook weer voor zorgen dat bepaalde toeslagen juist stijgen.

Niet altijd nadelig

Ook is dit voorbeeld niet allesomvattend; specifieke situaties kunnen minder gunstig of juist gunstiger uitpakken. Laat de salarisadministrateur dit daarom vooraf even voor je berekenen. Het toont in elk geval aan dat de vrije ruimte niet altijd heilig hoeft te zijn en je deze in sommige gevallen best kunt overschrijden, zonder dat dit nadelig is.

Meer informatie? Neem dan contact op met Martijn Emmerik. Mail Martijn hier!