Een nieuw payrollsysteem kies je niet elke dag. Maar als je huidige software niet meer aansluit bij de behoeften van je organisatie, door groei, kosten of functionaliteit, is het tijd voor actie. In dit artikel vind je praktische tips voor een soepele overstap.

Veel bedrijven maken jaar na jaar gebruik van dezelfde payrollsoftware. Dat systeem is wat de medewerkers kennen, waar men weet waar de informatie te vinden is. Destijds zijn er ongetwijfeld verschillende redenen geweest om voor dat systeem te kiezen, bijvoorbeeld gebaseerd op de prijs per loonstrook, bepaalde rapportagebehoeften of omdat dat systeem nu eenmaal het beste paste bij de sector waarin jouw bedrijf opereert. Waarom veranderen?

Als je echter al enige tijd met een pakket werkt, kan het zomaar zijn dat in de loop der tijd je behoeften gewijzigd zijn. De regelgeving verandert uiteraard ook elk jaar weer. Wellicht heeft je bedrijf sterke groei vertoond, waardoor er andere rapportages gewenst zijn. Of wellicht gaan de zaken niet helemaal zoals gehoopt en is de prijs van die software belangrijker geworden.

Hoe dan ook: als je overweegt om over te stappen naar een nieuw payrollsysteem, zijn er wel wat zaken die je kunnen helpen om de keuze te maken die bij jouw organisatie past. Onthou daarbij wel: er is niet 1 perfect payrollsysteem: elk pakket kent zijn/haar eigen voor- en nadelen.

Begin op tijd

Stap niet bij de eerste de beste kriebels over naar een ander systeem. Probeer minimaal 4 maanden de tijd te nemen om te oriënteren wat je wil. Betrek bij het keuzeproces vooral ook de collega’s die van die nieuwe software gebruik zullen gaan maken. Ga bijvoorbeeld na van welke software concollega’s gebruik maken en hoe tevreden ze daar over zijn. Of vraag een aantal partijen (niet te veel) of zij een demo van hun systeem kunnen verzorgen. Om e.e.a. op een rijtje te zetten kun je ook een externe partijen partij die verstand heeft van meerdere salarissoftware om hulp vragen. Zij kunnen namelijk met ervaringen uit de praktijk goed de voor- en nadelen van elk pakket overzien.

Wat zijn je behoeften?

Breng de behoeften van je organisatie in kaart (en die van je klanten). Vraag je af of jouw salarisadministratie eenvoudig en overzichtelijk is, of dat deze complex is. In hoeverre is het in de nieuwe salarissoftware mogelijk om bedrijfsspecifieke wensen in te richten? Zorg er voor dat je software (zo veel mogelijk) past bij wat jij wil dat het systeem kan. Denk bijvoorbeeld ook aan bepaalde rapportages die je elke periode nodig hebt. Misschien ben je ook wel gebaat bij een koppeling tussen je salarissoftware en een HR- of tijdsregistratiesysteem. Je kunt je ook de vraag stellen of je klanten er voor open staan om met workflows te werken?

Zorg voor trainingen

Zorg er voor dat degenen die met de nieuwe software moeten gaan werken ruim van te voren trainingen hebben gevolgd. Ook is het handig om te zorgen voor een partij waar medewerkers met hun vragen terecht kunnen. De ene medewerker heeft er wellicht meer moeite mee om op een andere manier te moeten gaan werken dan de ander. Accepteer dit en zorg voor de juiste begeleiding.

Zelf doen of uitbesteden?

Als je toch bezig bent met de overstap naar een nieuw pakket, kan het ook handig zijn om te overwegen of je (nog steeds) de juiste kennis en expertise in huis hebt om zelf de salarisadministratie te (blijven) doen. Of besteed je dit juist liever uit aan een externe partij voor wie jouw payroll gesneden koek is?

Wanneer overstappen?

Vanaf januari verlonen in de nieuwe software heeft de voorkeur. Soms dwingen de omstandigheden je er echter toe om later in het jaar over te stappen. Hou er dan echter wel rekening mee dat alle voorgaande periodes van dat jaar in de nieuwe software nagebootst moeten worden. Dit is nodig om te zorgen dat alle cumulatieve bedragen kloppen.

Schaduwdraaien is een must

Besef je dat het overzetten van de salarisadministratie van het ene pakket naar het andere niet een simpele druk op de knop is. Daarom moet je altijd goed controleren voordat je de verloning ‘live’ in het nieuwe systeem gaat doen. Zorg dat je minimaal 1 periode schaduwdraait, liefst meer. Je reguliere verloning blijf je in je oude pakket doen, maar de nieuwe verloning doe je daarnaast óók alvast in de nieuwe software. Zo kun je zien of deze grofweg tot dezelfde resultaten komt.

Informeer medewerkers en klanten

Informeer je klanten over de nieuwe software en wat dit voor hen betekent. Ook is het handig de medewerkers te laten zien hoe hun nieuwe loonstrook er uit gaat zien. Dit kan ook het verstrekken van nieuwe inloggegevens betekenen.

Bewaar je oude salarisgegevens

Zorg er voor dat de belangrijkste informatie uit je oude salarissoftware beschikbaar blijft. Je hebt immers te maken met wettelijke bewaartermijnen tot wel 7 jaar. Dat kan zijn het downloaden van de nodige informatie, maar ook het toegang houden tot de oude software met alleen kijkrechten.

En als je niet direct kunt kiezen: soms is het beter om je keus een jaartje uit te stellen, dan er iets door te drukken waar niet goed genoeg over nagedacht is. Zo voorkom je ontevreden klanten en medewerkers die met de software moeten werken.

Wil je zeker weten dat je de juiste keuze maakt bij de overstap naar een nieuw payrollsysteem? Onze experts helpen je graag met een onafhankelijke vergelijking en begeleiding bij de implementatie. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek en maak je overstap soepel en efficiënt!