Welke mogelijkheden zijn er als een medewerker een fiets wil kopen, of als de werkgever een fiets ter beschikking wil stellen of verstrekken aan de medewerker?

Welke mogelijkheden zijn er als een medewerker een fiets wil kopen, of als de werkgever een fiets ter beschikking wil stellen of verstrekken aan de medewerker?

Naar je werk fietsen is een stuk gezonder dan wanneer je met de auto gaat. Dit weten we al heel lang en daarom bestond in het verleden al het Fietsplan. Hiermee kon een werknemer voordelig een fiets aanschaffen. Deze regeling bestaat al lang niet meer, maar er zijn nog altijd verschillende manieren om je werknemers een gezonder alternatief voor de auto aan te bieden.

Wat voor mogelijkheden zijn er als een medewerker een fiets wil kopen, of als je als werkgever een fiets ter beschikking wilt stellen of verstrekken aan je medewerker? Die vraag wordt regelmatig aan ons gesteld. Er zijn nog steeds een aantal mogelijkheden om een werknemer fiscaal voordeel te geven via de WKR (Werkkostenregeling) of door een fiets bij te tellen bij een werknemer, maar het blijft lastige materie. We gaan het zo duidelijk mogelijk aan je uitleggen.

Het start met wie er eigenaar wordt van de fiets; is dit de werknemer of iemand anders? Met andere woorden, wordt de fiets aangeschaft door de werknemer of wordt deze ter beschikking gesteld?

Fiets aanschaffen

De werknemer wordt eigenaar van de fiets. De vraag is wie de fiets heeft afgerekend. Heeft de werknemer de fiets zelf betaald, dan kan hem/haar fiscaal voordeel worden geboden. Heeft de werkgever de fiets afgerekend, dan moet het aanschafbedrag daarnaast nog worden terugbetaald aan de werkgever.

Als eerste het fiscale voordeel, hiervan is namelijk in beide gevallen sprake. Je kunt (als werknemer) de fiets betalen uit brutoloon. Loon waar je anders loonheffing over zou moeten betalen. Dat betekent dat de ‘winst’ al snel zo’n 40% zal zijn, uiteraard afhankelijk van de hoogte van het salaris. Bij een fiets van € 2.500, is het voordeel dus al snel € 1.000 voor de werknemer.

Ook voor de werkgever is er voordeel, die betaalt namelijk geen premies werknemersverzekeringen over het aanschafbedrag van de fiets. Vaak is dit zo’n 17%. Bij hetzelfde bedrag als zojuist, dus zo’n € 425. Let op: ook dit is afhankelijk van het salaris van de werknemer, maar ook van de cao en pensioenregeling.

Het volledige aanschafbedrag van de fiets incl. btw komt ten laste van de vrije ruimte van de WKR. Dit is meteen het grootste nadeel want hierdoor loopt de vrije ruimte al snel vol. Zorg er als werkgever dus voor dat het aantal fietsen dat per jaar aangeschaft mag worden door werknemers, beperkt is.

Ter beschikking stellen

Sinds 2020 kennen we de bijtelling voor fietsen. In deze situatie is de werknemer geen eigenaar van de fiets, maar wordt deze ter beschikking gesteld. Het maakt niet uit wie eigenaar van de fiets is; het kan zijn dat de werkgever de fiets koopt en ter beschikking stelt, maar het kan ook zijn dat de fiets wordt geleased bij een leasemaatschappij.

7% van de cataloguswaarde van de fiets incl. btw wordt jaarlijks bijgeteld bij het salaris van de werknemer. En de werknemer betaalt dus loonheffing over dit bedrag. Bij dezelfde fiets die € 2.500 kostte, kost dit de werknemer jaarlijks zo’n € 70 (uitgaande van 40% loonheffing. De werkgever betaalt weer premies werknemersverzekeringen over de bijtelling (afhankelijk van de hoogte van het salaris, cao en pensioenregeling), zo’n € 30. De bijtelling mag je als werkgever overigens ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Een eventuele eigen bijdrage mag, net zoals bij een auto van de zaak, van de bijtelling worden afgetrokken. Bijtelling kan echter nooit negatief uitvallen in een kalenderjaar.

De nadelen van deze regeling zijn, naast dat de fiets aan het eind van de looptijd weer moet worden ingeleverd, dat er geen reiskostenvergoeding mag worden betaald over dagen dat met de fiets naar het werk wordt gereisd.

Cafetariaregeling

Veel bedrijven die leasefietsregelingen aanbieden, geven aan dat de regeling buiten de WKR om kan en dat hun regeling daarmee kostenneutraal is. Daarmee doelen zij op een cafetariaregeling. Wat is dit ook alweer? Kortgezegd zien werknemers af van een deel van hun brutoloon en krijgen daar iets anders voor terug, bijvoorbeeld een fiets.

Dit kun je toepassen op de aanschaf van een fiets, maar bijvoorbeeld ook op de leaseprijs in het geval de fiets wordt geleased.

Houd er (als werknemer) rekening mee dat je in dit geval afziet van brutoloon en hiermee in principe het uurloon en dus ook pensioenopbouw, opbouw vakantiegeld (en eventuele dertiende maand) en toeslagen lager worden.

En als werkgever moet je er natuurlijk voor zorgen dat de cafetariaregeling daadwerkelijk wordt opgesteld en goedgekeurd binnen je bedrijf voordat je deze gaat toepassen.