Sluit 2024 af met een vlekkeloze salarisadministratie. Hieronder de beste tips om alles van premies tot WKR-ruimte perfect te controleren, zodat je het nieuwe jaar zorgeloos kunt beginnen.

De dagen worden korter, hier en daar verschijnen de eerste kerstbomen en andere feestverlichting in het straatbeeld, en bedrijven maken zich op voor de feestdagen. Met andere woorden, het einde van het jaar is weer in zicht. Hoog tijd om je salarisadministratie van het afgelopen jaar dus even goed tegen het licht te houden.

Sluit 2024 af met een vlekkeloze salarisadministratie. Hieronder de beste tips om alles van premies tot WKR-ruimte perfect te controleren, zodat je het nieuwe jaar zorgeloos kunt beginnen.

1. Controleer of de premies correct zijn berekend in 2024

Zijn alle premies juist berekend? Zijn er bijvoorbeeld medewerkers van een contract voor bepaalde tijd naar een contract voor onbepaalde tijd gegaan? Dan is het belangrijk om te controleren of ook de Awf-premie juist is berekend. Voor contracten voor bepaalde tijd geldt namelijk de hoge premie, maar voor contracten voor onbepaalde tijd geldt de lage premie. Dat scheelt toch weer 5 procentpunten in de premie en dus in de werkgeverslasten. Hierbij moet je wel in de gaten houden of aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Het contract moet voor onbepaalde tijd zijn;
• Het contract moet schriftelijk zijn vastgelegd;
• Het mag hierbij niet om een oproepcontract gaan.

2. Beoordeel de 30%-regeling

Controleer bij de werknemer bij wie de 30%-regeling van toepassing is/was of over het gehele jaar genomen aan de salariseis is voldaan. In 2024 moet een werknemer op jaarbasis een fiscaal loon van meer dan € 46.107 ontvangen. Een werknemer die een mastertitel heeft en jonger is dan 30 jaar, moet op jaarbasis een fiscaal loon van € 35.048,- verdienen. Wordt niet aan de salariseis voldaan, dan mag er mogelijk geen 30%-regeling worden toegepast. Het is ook mogelijk om een lager percentage dan 30% toe te passen, als daarmee wel aan de salariseis wordt voldaan. Controleer ook of de lopende beschikkingen nog geldig zijn, en zet de regeling stop op het moment dat de beschikking niet meer geldig is.

3. Is het wagenpark nog up-to-date?

Een ander punt dat de nodige aandacht verdient, is het wagenpark. Zijn er wijzigingen geweest in het wagenpark? Controleer dan of de juiste auto’s ook verwerkt worden in de salarisadministratie. Wordt de juiste auto bij de juiste medewerker bijgeteld, en klopt het bijtellingspercentage nog wel? Wordt voor de bestelauto’s met wisselend gebruik, gebruik gemaakt van de eindheffingsregeling? Wordt het juiste aantal auto’s meegenomen in de eindheffing? Zijn er bijvoorbeeld auto’s verkocht, dan wordt er misschien te veel eindheffing toegepast.

4. Optimaliseer de vrije ruimte binnen de WKR

Zijn er in 2024 vergoedingen ondergebracht in de vrije ruimte van de WKR? Controleer dan of mogelijk de ruimte reeds is overschreden, of dat er juist nog ruimte over is. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% over de eerste € 400.000,- van de loonsom en 1,18% over het bedrag aan loonsom daarboven. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan moet over het bovenmatige bedrag 80% eindheffing betaald worden. Is er nog ruimte over, dan kan er mogelijk nog een extra bonus of geschenk worden gegeven aan de medewerkers.

Mogelijk zijn er medewerkers die geen of minder reiskostenvergoeding hebben ontvangen dan zij fiscaal gezien onbelast hadden mogen ontvangen. Deze niet benutte onbelaste reiskostenvergoeding kan nog gebruikt worden om bijvoorbeeld een deel van een bonus of eindejaarsuitkering fiscaal vriendelijk uit te ruilen, zonder dat de uitruil ten koste gaat van de vrije ruimte in de WKR.

5. Dien op tijd je WBSO-aanvraag in voor 2025

Voor de kosten die je maakt aan Research & Development of aan technisch wetenschappelijk onderzoek, kun je in bepaalde situaties in aanmerking komen voor een belastingvoordeel vanuit de Wet bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO).

Om hiervoor in aanmerking te komen, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

• Je ontwikkelt nieuwe programmatuur, een product of productieproces;
• Het project vindt plaats binnen de EU;
• De werkzaamheden worden planmatig gedaan;
• Je betaalt loon- of inkomstenbelasting;
• WBSO is alleen aan te vragen voor toekomstige werkzaamheden.

Het aanvragen van de WBSO is niet binnen enkele minuten gedaan, maar neemt circa 1 tot 4 uur in beslag. Wil je in 2025 nog gebruik maken van de WBSO? Dan dien je uiterlijk 20 december 2024 de aanvraag ingediend te hebben. Let op, om de aanvraag in te kunnen dienen is minimaal E-herkenning niveau 3 nodig.

6. Check het personeelsbestand op oproepcontracten

Sinds 2020 ben je verplicht om werknemers zonder vaste arbeidsomvang na 12 maanden een contract aan te bieden met een vaste arbeidsomvang. Zijn er dus medewerkers met een oproepcontract of een min-max contract in dienst, dan moet je die medewerkers een contract voor vaste uren per week aanbieden. De werknemer mag dat aanbod weigeren, maar de werkgever is wel verplicht het aanbod te doen.

In sommige gevallen kan een werknemer er de voorkeur aan geven om geen vaste arbeidsomvang te hebben, zoals bijvoorbeeld scholieren die in de vakantieperiode vaak wat meer uren kunnen en willen werken, maar gedurende het schooljaar en met name in toetsweken juist minder uren kunnen en willen werken. Maar ook gepensioneerden die na hun pensioen nog wel willen blijven werken, maar niet de verplichting van een vast aantal te werken uren per week willen. Controleer dus welke medewerkers je een aanbod moet doen, en leg vast of de werknemer het aanbod accepteert of juist afwijst.

7. Stem salarisadministratie af met de financiële administratie

Voordat het jaar afgesloten kan worden, moet de salarisadministratie aansluiten met de financiële administratie. Controleer of de af te dragen loonheffingen in de boekhouding overeenkomen met de aangiftes loonheffingen, en of de geboekte pensioenpremies en andere premies overeenkomen met de betaalde nota’s. Ook de nettolonen zijn belangrijk om te controleren. Is er aan de medewerkers uitbetaald wat er ook in de salarisadministratie verwerkt is, of zijn er medewerkers die meer hebben ontvangen? Dan moet dit meerdere nog verwerkt worden in de salarisadministratie.

Bonus: Laat je salarisadministratie controleren met de APPK-tool van Incomme

Wil je zeker weten dat alles klopt? Gebruik de APPK-tool van Incomme, waarmee je jouw salarisadministratie, geheel automatisch, op meer dan 50 punten kunt controleren.

Met deze tips sluit je 2024 zorgeloos af en begin je het nieuwe jaar sterk.