Indien de vrije ruimte in de werkkostenregeling over 2024 is overschreden, dient de werkgever over het surplus loonheffingen af te dragen.

Indien de vrije ruimte in de werkkostenregeling over 2024 is overschreden, dient de werkgever over het surplus loonheffingen af te dragen. Dit moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2025 gebeuren, dus voor 31 maart 2025.

Vrije ruimte

Over 2024 bedroeg de vrije ruimte over de eerste € 400.000 fiscale loonsom 1,92% en over het meerdere 1,18%. Zijn er meer vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen ten laste van de vrije ruimte gebracht, dan moet de werkgever over het surplus 80% eindheffing betalen.

Benodigde acties over 2024

Het is nu zaak om de werkkostenregeling over 2024 te bekijken. De volgende stappen moeten genomen worden:

1. Zijn alle kosten goed gekwalificeerd en geboekt? Met andere woorden: zijn alle kosten die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen en waarover de verschuldigde loonbelasting niet voor rekening van de werknemer moet komen, ten laste van de vrije ruimte geboekt? Bevat de vrije ruimte geen kosten die als gerichte vrijstelling of nihilwaardering kunnen worden geboekt? Is bij alle kosten de btw meegenomen?

2. Expliciete aanwijzing: Zijn de kosten die ten laste van de vrije ruimte vallen tijdig als zodanig expliciet aangewezen? Zijn de gerichte vrijstellingen expliciet aangegeven?

3. Maak eventueel nog correcties in de kwalificaties, voor zover dat mogelijk is.

4. Bereken de uiteindelijke vrije ruimte over 2024 (op basis van kolom 14 in de eindloonstaat 2024).

5. Bereken een eventuele overschrijding van de vrije ruimte.

6. Bij een overschrijding, neem het bedrag van de overschrijding op in de aangifte loonheffingen over januari of februari 2025.

Proactief 2025 in

Het is verstandig om al vooruit te kijken naar 2025, op basis van de uitkomsten van de werkkostenregeling 2024 en de geplande kosten en activiteiten.

Maak daarvoor een inschatting van de vrije ruimte over 2025. Deze is 2% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Inventariseer de kosten en activiteiten die gepland zijn voor 2025 en kwalificeer deze op basis van de werkkostenregeling. Bekijk ook vooraf goed of er optimalisatiemogelijkheden zijn.

Administreer de kosten maandelijks op de juiste wijze en monitor ieder kwartaal de stand van zaken van de vrije ruimte. Op die manier kan er tijdig worden bijgestuurd als dat noodzakelijk, wenselijk en/of mogelijk is, en kunnen onvoorziene overschrijdingen van de vrije ruimte en dus van werkgeverslasten zoveel mogelijk voorkomen worden.

WKR-tool

Het is gemakkelijk om een tool te gebruiken voor het kwalificeren van de diverse kosten als gerichte vrijstelling, nihilwaardering of ten laste van de vrije ruimte. Met een dergelijke tool kunnen de werkkostenregeling en het beslag op de vrije ruimte ook makkelijk gemonitord worden, en wordt het risico van overschrijding van de vrije ruimte beperkt of beheersbaar.

Vermijd verrassingen en optimaliseer je werkkostenregeling!

Heeft jouw organisatie de vrije ruimte overschreden of wil je proactief de WKR voor 2025 optimaliseren? Neem contact met ons op voor advies en ondersteuning. Onze experts helpen je met:

• Het correct kwalificeren en monitoren van kosten.
• Het tijdig corrigeren en bijsturen van je administratie.
• Het inzetten van slimme tools om overschrijdingen te voorkomen.

Bel of mail ons vandaag nog en zorg dat je helemaal klaar bent voor de loonaangifte van februari 2025!