Werkkostenregeling

Met ingang van 1 januari 2015 moet u als werkgever de werkkostenregeling toe gaan passen. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben voor een organisatie. Incomme brengt samen met u in kaart welke impact de werkkostenregeling op uw organisatie heeft en hoe deze regeling geïmplementeerd moet worden in uw organisatie.

Werkgevers die hun werknemers tegemoet willen komen door bepaalde werkgerelateerde zaken te vergoeden of te verstrekken, hebben in het huidige loonheffingenstelsel (overgangsregeling) te maken met een veel verschillende regels. Het stelsel kent 29 categorieën – denk bijvoorbeeld aan werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen en bedrijfsfitness - en voor elke regeling hanteert de Belastingdienst specifieke regels.

Met de werkkostenregeling wil de overheid het aantal regelingen aanzienlijk terugbrengen. Onder de werkkostenregeling moet over alle vergoedingen (in geld) of verstrekkingen (in natura) die als loon worden aangemerkt, ‘gewoon’ loonheffingen worden inhouden. Is dat niet wenselijk, dan mogen
deze tegemoetkomingen onder voorwaarden ondergebracht worden in de werkkostenruimte, een forfaitaire ruimte van 1,5 procent van de totale fiscale loonsom.

Er zijn 3 categorieën die buiten deze werkkostenruimte vallen:

  • Intermediaire vergoedingen,
  • Gerichte vrijstellingen,
  • Nihil-waarderingen.

De salarisadministratie, de financiële administratie én de afdeling P&O moeten betrokken worden bij de implementatie van de werkkostenregeling. Om inzicht te krijgen in de kosten die onder de werkkostenregeling vallen, zijn aanpassingen nodig in de financiële en salarisadministratie. Daarnaast kan het zijn dat individuele en/of collectieve arbeidsovereenkomst(en) gewijzigd moeten worden om binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling te kunnen blijven.

Incomme kan voor u de werkprocedures doorlichten en - waar nodig – aanpassen. Systeemaanpassingen, zoals het wijzigingen van het grootboekrekeningschema en de inrichting van de salaris-, en financiële administratie, kunnen we doorvoeren. Wij beginnen met het maken van een analyse van de huidige situatie en zetten deze af tegen de wet- en regelgeving van de werkkostenregeling. Op basis daarvan kunnen wij u een gedegen advies geven voor de implementatie.

Het traject bestaat uit vier stappen:

Stap 1. Inventariseren vergoedingen & verstrekkingen
Omvat het inventariseren en rubriceren van vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel, met als referentieperiode het boekjaar 2013. We houden daarbij rekening met grote veranderingen in vergoedingen en verstrekkingen en ook met veranderingen in het personeelsbestand van het lopende boekjaar. We bekijken welke onkosten aan werknemers worden vergoed via de salarisadministratie en ook naar de personele kosten in uw financiële administratie.

Stap 2. Inventarisatie arbeidsvoorwaarden
Huidige arbeidsvoorwaarden, zowel individuele afspraken als cao-afspraken, zetten we af tegen de werkkostenregeling. Welke arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast om de hoogte van de werkkosten te beperken? Als aanpassingen wenselijk zijn, moet overleg gepleegd worden met de vakbonden en/of de OR.

Stap 3. Inventarisatie gevolgen administratieve processen
Incomme beoordeelt wat de gevolgen zijn van de werkkostenregeling voor de administratieve processen en de inrichting van de financiële en salarisadministratie. In beide administraties moet periodiek de omvang van de werkkosten zichtbaar zijn, inclusief btw. Meestal betekent dat dat er aanpassingen nodig zijn in de financiële administratie.
In de salarisadministratie moet de beschikbare vrije ruimte en een eventuele eindheffing (80 procent) zichtbaar zijn.

De administratie en de processen moeten in staat zijn om de omvang van de werkkosten in elk loontijdvak boven water te krijgen en te rapporteren.

Stap 4. Implementatie overstap per 2015
Is de analysescan gereed en goedgekeurd, dan starten we met de implementatie. De analysescan bevat een gedegen stappenplan dat de afdelingen op gaan volgen. Op 1 januari 2015 is uw organisatie klaar voor de werkkostenregeling. 

De duur van het gehele traject is afhankelijk van de grootte en/of complexiteit van de organisatie. Bent u al klaar voor de werkkostenregeling? Neem contact op met Incomme voor de juiste begeleiding.